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浅谈勘察设计企业如何实施标准化建设

发布时间:2014-04-02 信息来源:工勘院网站

近年来,随着生产全球化和虚拟化的发展以及信息化的趋势,组合化和接口标准化将成为标准化发展的关键要素,标准化在人们的生产生活中的作用愈发明显。作为工程建设领域扮演“龙头”角色的企业,勘察设计单位该如何建立标准化体系呢?
标准化是生产社会化和管理现代化的重要技术基础。生产的社会化集约化程度,客观上要求用标准化手段,规范社会的生产和管理活动,建立最佳秩序。另一方面,标准化本身也可以为社会化大生产统一协调、科学管理、信息传递等提供保证,有利于实现科学管理和提高管理效率。勘察设计企业作为工程建设领域扮演“龙头”角色的企业,在标准化的过程中具备双重角色。一方面,作为设计科研单位,在技术标准化方面勘察设计企业是标准的制定者和推广者。另外一方面,随着企业规模的不断扩大,其自身对管理标准化的需求也越来越强烈,标准化管理也是勘察设计企业持续提升运营效率的关键。
那么,如何理解标准化呢?目前国内对“标准化”最权威的定义为:“为了在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动”。笔者以为,对于“标准化”定义的理解应该从两个方面考虑:一是对“标准”的标准化。即标准的制定过程,包括标准编制、标准审批、标准发布、标准优化等一系列的过程。二是“标准”执行的标准化。即标准执行控制过程,主要包括标准培训宣贯、标准的执行控制及标准体系评审等过程。
勘察设计企业如何建立标准化体系?根据笔者为多家勘察设计企业标准化体系建设的咨询经验,遵循简化、优化、协调、统一的原则,通过标准化体系策划、标准编制、标准实施、流程优化等程序,是企业建立标准化体系的必经之路,当然,在此过程中,企业的发展战略、组织结构、权责体系是标准化体系建立的基础,基础标准、企业标准化组织是标准化体系建设的保障。
首先是标准化体系策划。“凡事预则立,不预则废”,标准化体系建设亦是如此。标准化体系策划就是要明确企业标准化的范围,即企业哪些方面的工作需要标准化。标准化是为了提升企业运营效率,因此标准化的对象是“重复适用”的事项,对于企业一次性或重复频率不高的事项就不需要进行标准化了。这就需要企业扎扎实实地梳理一下工作,识别哪些工作是需要标准化的。根据“标准”的标准化概念,企业标准化体系应该涵盖基础标准、技术标准、管理标准、工作标准等内容。勘察设计企业标准化的内容一般会涵盖5条重要的管理线,即战略管理、财务资金管理、审计内控管理、人力资源管理、品牌信息管理,再加上企业生产经营管理(包括经营管理、项目管理)、技术研发管理、党群管理等内容,大部分企业都可以以此为基础建立标准化体系架构(标准化体系WBS)。
其次是标准编制。规范的企业标准应包括简洁、直观的流程图示,各环节工作要求,实用的、流程化的操作表单以及符合企业要求的文本格式。标准的建立是为了执行。因此,在标准编制过程中一定要避免闭门造车,在真空中工作,需要在整个组织内思考流程,与流程牵涉的人员讨论使得标准所要求的是符合企业运营现状的,是能够被操作的。标准编制完成后也应该遵循一定的审批流程,需要让标准所涉及到的所有环节的部门能够对标准所规定的内容有共识并认可,只有这样才能确保标准的落实。
第三是标准实施。标准的编制不是标准化的终点,它反而是标准化的起点。标准化的关键在实施。一方面只有通过标准的实施我们才能实现规范化的管理;另外一方面,只有通过标准的实施才能发现标准体系的不足,为后续的持续改进提供有效输入。标准的有效实施始于培训。勘察设计企业一定要建立起培训的文化与惯例,在标准发布后即对标准进行培训。对于不同的标准,采取的培训方式可以不一样,可以采取集中培训,也可以采取个别培训,甚至自学也可以是一种方式。培训的目的就是要让标准涉及的所有岗位都知道自己在标准中的工作、权限、上下游的流程。为了支持标准的实施,也要建立标准的维护机制,对不按照标准要求执行的人员进行督促和管理。同时,也要建立标准体系的评审机制,对标准本身的有效性进行定期评估,以不断完善标准体系。
第四是标准优化。世界上永远不变的就是“变”,企业标准化体系也是一样,为了保持企业标准化体系的活力,需要持续开展标准优化工作。标准优化一般包含三个层次:要素层次、流程层次与多流程层次。要素层次优化是指对于标准中的某个活动或某个关系进行优化,是最简单的优化。单单针对某一活动或某一关系的改善,充其量是在这个空间内的提升,如果要更进一步提升工作效率,就要突破这个限定空间,也就是要改变流程本身的结构,这就是流程层次优化。即重新审视工作流程,以输入为基础,以输出为目标,对流程内的环节与关系进行再设计。企业是多流程的集合体,而各个流程优化后的简单堆积并不意味着企业整体运营的优化。企业整体最优是基于对不同业务流程的一体化统筹设计,因此,存在一个标准优化层次:多流程层次。
总之,勘察设计企业标准化体系建设是一个庞大的系统工程,其重要性不言而喻。可以这样说,卓越产品的背后一定是精细的管理,而标准化体系建设则是重要的保障。

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